理解你需要準(zhǔn)備小規(guī)模納稅人代理記賬資料！這對(duì)企業(yè)合規(guī)經(jīng)營至關(guān)重要。一份完整清晰的資料清單能極大提高記賬效率和準(zhǔn)確性，也能幫你避免因票據(jù)不全帶來的稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。 以下是一份詳細(xì)的、通用的小規(guī)模納稅人代理記賬所需資料清單，你可以根據(jù)自己公司的具體業(yè)務(wù)情況進(jìn)行調(diào)整： 一、 基礎(chǔ)證件與公司信息類（首次提供或變更時(shí)提供） 1. 營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件： 加蓋公章。 2. 公司章程復(fù)印件： 加蓋公章（部分代賬公司需要了解股權(quán)結(jié)構(gòu)）。 3. 法定代表人/負(fù)責(zé)人身份證復(fù)印件： 加蓋公章。 4. 銀行開戶許可證/基本存款賬戶信息復(fù)印件： 加蓋公章（需包含所有用于公司經(jīng)營的對(duì)公賬戶）。 5. 公司印章印模： 公章 財(cái)務(wù)章 發(fā)票專用章（如有） 法定代表人私章（部分業(yè)務(wù)需要） 6. 稅務(wù)登記信息（電子稅務(wù)局賬號(hào)密碼或?qū)嵜J(rèn)證信息）： 非常重要！代賬公司需要登錄電子稅務(wù)局進(jìn)行納稅申報(bào)和查詢。 7. 實(shí)名辦稅人員信息： 財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、辦稅人員姓名、身份證號(hào)、手機(jī)號(hào)（需在電子稅務(wù)局完成綁定）。 8. 社保、公積金開戶信息（如已開通）： 賬號(hào)密碼等。 9. 股東身份信息及出資證明（如有變更）： 新股東加入或股權(quán)變更時(shí)。 10. 之前會(huì)計(jì)期間的賬務(wù)資料（如更換代賬公司）： 科目余額表、期末財(cái)務(wù)報(bào)表、納稅申報(bào)表、憑證、賬簿等交接資料。
二、 財(cái)務(wù)單據(jù)類（按月/按季定期提供） 1. 銀行單據(jù)： 銀行對(duì)賬單： 最重要！ 所有對(duì)公賬戶的月度銀行對(duì)賬單原件或網(wǎng)銀導(dǎo)出的電子對(duì)賬單（PDF/Excel格式），必須加蓋銀行公章或電子章（網(wǎng)銀下載的通常自帶）。 銀行回單： 所有發(fā)生業(yè)務(wù)的銀行回單原件（收款、付款、手續(xù)費(fèi)、利息等），或網(wǎng)銀下載的電子回單（PDF格式）。請(qǐng)按時(shí)間順序整理好。 POS機(jī)結(jié)算單（如有）： 清晰顯示商戶名稱、交易日期、金額、手續(xù)費(fèi)等。 支付寶/微信等第三方支付平臺(tái)的對(duì)賬單及明細(xì)（如有公司賬戶）： 需體現(xiàn)商戶名稱、交易流水號(hào)、日期、金額、手續(xù)費(fèi)、對(duì)方信息（盡量）等。 2. 銷售（收入）類單據(jù)： 開具的發(fā)票： 包括增值稅普通發(fā)票（紙質(zhì)或電子）、增值稅專用發(fā)票（小規(guī)模納稅人可自開或代開）的記賬聯(lián)或電子發(fā)票源文件（PDF/OFD格式）。按發(fā)票號(hào)順序整理或提供清晰的清單。 未開票收入憑證： 如有未開票收入（需符合規(guī)定），需提供內(nèi)部銷售單據(jù)、收款證明（銀行/現(xiàn)金）等。 銷售合同/訂單（重要交易或代賬公司要求時(shí)提供）： 輔助確認(rèn)收入性質(zhì)和時(shí)點(diǎn)。 出口報(bào)關(guān)單、免稅備案資料等（如涉及免稅業(yè)務(wù)）： 3. 采購（成本/費(fèi)用）類單據(jù)： 取得的發(fā)票： 重中之重！ 所有用于公司經(jīng)營的成本、費(fèi)用發(fā)票。 成本發(fā)票： 采購原材料、商品、接受服務(wù)的發(fā)票（增值稅專用發(fā)票或普通發(fā)票的發(fā)票聯(lián)或電子發(fā)票源文件）。 費(fèi)用發(fā)票： 辦公費(fèi)、差旅費(fèi)、交通費(fèi)、通訊費(fèi)、房租水電物業(yè)費(fèi)、廣告宣傳費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、咨詢費(fèi)、技術(shù)服務(wù)費(fèi)、工資社保相關(guān)單據(jù)（見下）、固定資產(chǎn)購置發(fā)票等。發(fā)票抬頭必須是公司全稱，稅號(hào)正確無誤。 采購合同/訂單（重要交易或代賬公司要求時(shí)提供）： 輔助確認(rèn)成本費(fèi)用。 入庫單/驗(yàn)收單（成本相關(guān)）： 證明貨物/服務(wù)已收到。 付款證明： 銀行付款回單、現(xiàn)金支出憑證（需有經(jīng)手人、證明人簽字）等，需與發(fā)票對(duì)應(yīng)。 4. 費(fèi)用類特定單據(jù)： 工資表： 包含員工姓名、身份證號(hào)、應(yīng)發(fā)工資（基本工資、獎(jiǎng)金、津貼等）、各項(xiàng)扣款（社保個(gè)人部分、公積金個(gè)人部分、個(gè)稅等）、實(shí)發(fā)工資。需有制表人、審核人、員工簽字（或電子簽批流程證明）。 社保繳費(fèi)通知單/憑證： 社保局出具的或銀行扣款回單。 公積金匯繳書/憑證： 公積金中心出具的或銀行扣款回單。 租賃合同及發(fā)票： 經(jīng)營場(chǎng)所或設(shè)備租賃。 差旅費(fèi)報(bào)銷單及附件： 粘貼車票、機(jī)票、住宿票等，有詳細(xì)行程、事由、人員、審批簽字。 業(yè)務(wù)招待費(fèi)明細(xì)： 時(shí)間、地點(diǎn)、人員、事由、費(fèi)用明細(xì)。 固定資產(chǎn)清單及購置發(fā)票： 用于登記固定資產(chǎn)卡片和計(jì)提折舊。 捐贈(zèng)票據(jù)（如有）： 合規(guī)的公益性捐贈(zèng)票據(jù)。 銀行手續(xù)費(fèi)、賬戶管理費(fèi)回單： 無需單獨(dú)發(fā)票，銀行回單即可。 利息收入通知單/回單（如有）： 5. 現(xiàn)金相關(guān)單據(jù)（如仍有現(xiàn)金交易）： 現(xiàn)金收支明細(xì)表： 詳細(xì)記錄每一筆現(xiàn)金收入來源和現(xiàn)金支出用途、金額、日期。 現(xiàn)金收款憑證： 內(nèi)部收據(jù)等。 現(xiàn)金付款憑證： 有經(jīng)手人、證明人、審批人簽字的付款單，并附對(duì)應(yīng)發(fā)票或證明。 6. 其他重要單據(jù)： 稅務(wù)通知文件： 稅務(wù)局下達(dá)的各種通知、事項(xiàng)告知書、風(fēng)險(xiǎn)提示等。 完稅憑證： 銀行扣繳稅款的回單，或電子稅務(wù)局下載的電子繳款憑證。 工商年報(bào)信息（年報(bào)時(shí)提供）： 股東及出資信息、經(jīng)營情況等。 審計(jì)報(bào)告（如有）： 關(guān)聯(lián)方交易說明（如有）： 三、 注意事項(xiàng)與提供建議 1. 時(shí)效性： 務(wù)必在代賬公司約定的時(shí)間內(nèi)（通常是次月月初）提供上一個(gè)會(huì)計(jì)期間（月度/季度）的完整資料。延遲提供可能導(dǎo)致報(bào)稅延誤和罰款。 2. 完整性： 提供的資料應(yīng)盡量齊全，特別是銀行對(duì)賬單、回單和所有發(fā)票。缺失關(guān)鍵單據(jù)會(huì)增加溝通成本和出錯(cuò)風(fēng)險(xiǎn)。 3. 規(guī)范性： 發(fā)票抬頭、稅號(hào)必須正確無誤；銀行單據(jù)需清晰可辨（尤其是金額、對(duì)方戶名賬號(hào)、摘要）；自制憑證（如工資表、報(bào)銷單）需簽字審批齊全。 4. 條理性： 強(qiáng)烈建議按類別（銀行、收入、成本、費(fèi)用-辦公、費(fèi)用-差旅、費(fèi)用-工資社保等）和時(shí)間順序整理好資料， 并附上簡(jiǎn)單的交接清單（列明資料名稱、期間、份數(shù)等）。電子文件請(qǐng)清晰命名（如“2025年6月XX銀行對(duì)賬單.pdf”）。 5. 電子化： 盡可能提供電子版資料（如電子發(fā)票、網(wǎng)銀下載的PDF對(duì)賬單和回單、掃描件等），方便傳輸和存檔。但需確保電子文件清晰、完整。 6. 溝通： 與代賬會(huì)計(jì)保持良好溝通。對(duì)于特殊業(yè)務(wù)（如大額無票支出、股東借款、資產(chǎn)處置等）、取得的異常發(fā)票、或?qū)δ彻P賬務(wù)處理有疑問，應(yīng)及時(shí)溝通。 7. 保留原件： 雖然代賬公司主要依據(jù)復(fù)印件或電子件做賬，但企業(yè)自身必須妥善保管所有原始憑證（發(fā)票、合同、銀行回單、簽字的單據(jù)等）至少15年（會(huì)計(jì)檔案保管要求）。 8. 安全： 傳遞包含敏感信息（賬號(hào)、密碼、身份證號(hào)）的資料時(shí)，注意信息安全。 建議： 與你的代理記賬公司確認(rèn)一份他們具體的、定制化的資料清單和要求（包括格式、交付方式、截止時(shí)間等）。 在公司內(nèi)部建立規(guī)范的單據(jù)流轉(zhuǎn)和歸檔制度，明確責(zé)任人，確保每月資料能按時(shí)、完整收集。 考慮使用一些票據(jù)管理軟件或掃描工具，提高電子化效率。 這份清單非常全面，涵蓋了絕大多數(shù)小規(guī)模納稅人所需資料。 根據(jù)你公司所處的行業(yè)（如貿(mào)易、服務(wù)、制造、電商等）和具體業(yè)務(wù)模式（如是否有庫存、是否有進(jìn)出口等），可能還需要補(bǔ)充一些特定行業(yè)的單據(jù)（如進(jìn)銷存單據(jù)、生產(chǎn)領(lǐng)料單等）。 希望這份詳盡的清單能幫你高效準(zhǔn)備資料！梳理票據(jù)確實(shí)是個(gè)細(xì)致活，但堅(jiān)持下來，你會(huì)發(fā)現(xiàn)每月的賬務(wù)工作會(huì)越來越順暢。如果對(duì)某個(gè)類別資料有疑問，隨時(shí)可以再問我，我很樂意幫你解釋具體細(xì)節(jié)。祝你企業(yè)經(jīng)營順利！ |
